Het verhuizen van je bedrijf is een spannende aangelegenheid. Er zijn twee locaties in orde te maken, alle spullen moeten ingepakt en verhuist worden van ‘A’ naar ‘B’… en in de tussentijd moet het bedrijf gewoon door blijven draaien. Een goede organisatie en het behouden van overzicht zijn daarom cruciaal voor een soepele bedrijfsverhuizing. In dit artikel geven we je zeven tips, zodat ook jouw bedrijfsverhuizing van een leien dakje gaat.
Taakverdeling
Elk project heeft een projectleider of eindverantwoordelijke nodig die het overzicht bewaakt en waar nodig bijstuurt. Zodra bekend is dat jouw bedrijf gaat verhuizen, is het dus verstandig om iemand aan te wijzen die deze taken op zich neemt. Houd bij het selecteren of aanwijzen van een persoon rekening met zijn/haar capaciteiten en of de werkdruk die een verhuizing met zich mee brengt te combineren is met zijn/haar reguliere werkzaamheden.
Ben jij de uitverkorene die de verhuizing mag coördineren? Onthoudt dan dat je het niet alleen kan. Communiceer ruim vooraf en schriftelijk wat je in dit proces van jouw collega’s verwacht en voor welke deadline zij hun taken moeten hebben voltooid.
Inventarisatie
Elke planning begint met een inventarisatie van de werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. Leg duidelijk vast welke meubelstukken, inhoud van kasten en voorraad er wel én niet verhuist moeten worden.
Spreek duidelijk af met de verhuurders van het huidige en nieuwe pand wanneer de sleuteloverdracht plaatsvindt. Plan dit niet te kort op elkaar zodat jullie voldoende tijd hebben om het bedrijf weer draaiende te krijgen en aandachtspunten die zijn ontstaan in alle rust kunnen oppakken.
Vraag tevens na welk budget er beschikbaar is voor de verhuizing en maak een afspraak met een verhuisadviseur. De adviseur komt bij jou op kantoor langs om alle mogelijkheden en wensen door te nemen. Op basis daarvan ontvang je dan een gedetailleerde offerte, zodat je precies weet hoe de bedrijfsverhuizing eruit gaat zien en welke kosten deze werkzaamheden met zich meebrengen.
Bedrijfsverhuizing plannen
Hoe bepaal je op welke dag je de bedrijfsverhuizing moet inplannen? De perfecte verhuisdatum is voor elk bedrijf anders, maar er zijn wel een aantal leidraden die je kunt gebruiken om tot een goede datum te komen.
- De data waarop de sleuteloverdrachten plaatsvinden
- Wanneer kunnen aannemers en installatiebedrijven hun werkzaamheden inplannen en hoe lang hebben ze daar voor nodig? Neem altijd enkele dagen tot een week extra op in de planning om vertraging op te vangen.
- Welke dag van de week is doorgaans het meest rustig op de werkvloer m.b.t. klantcontact?
- Hoe lang neemt de daadwerkelijke verhuizing in beslag?
- Op welke dag is het verhuisbedrijf beschikbaar?
Denk je aan een bedrijfsverhuizing? Check dan eerst de opzegtermijn van het huidige huurcontract. Hier kunnen vrij lange opzegtermijnen op van toepassing zijn.
(artikel gaat verder onder de foto)
Voorbereiding
Juist omdat de dagelijkse werkzaamheden door moeten blijven gaan tijdens de voorbereidingen van de verhuizing, is het aan te raden de verhuisdozen en meterbakken enkele weken van te voren al te laten bezorgen. Zo kunnen jij en jouw collega’s steeds iets inpakken wanneer jullie agenda dit toe laat. Het verhuisbedrijf zal jullie voorzien van diverse kleuren labels, zodat de spullen goed gescheiden blijven op de dag van de verhuizing en iedereen weer aan zijn eigen bureau komt te zitten op de nieuwe locatie.
Vergeet ook niet in kaart te brengen hoe de indeling en opstelling van het meubilair wordt in jullie nieuwe bedrijfspand. Om de bedrijfsverhuizing zo efficiënt mogelijk uit te voeren, is het belangrijk dat alles meteen op de juiste plek neergezet kan worden door het verhuisteam. Dit lukt alleen als er bij aanvang van de werkzaamheden een helder plan is.
Reminder
De dagelijkse werkzaamheden doen je extra verantwoordelijkheden snel vergeten. Voeg daar aan toe dat het voorbereiden van een verhuizing vaak meer tijd vergt dan verwacht. Wat kan resulteren in het feit dat niet iedereen op tijd klaar is met zijn/haar taken. Dit kan de verhuizing flink vertragen en zelfs voor extra kosten zorgen. Houd dus de deadlines goed in de gaten, help je collega’s op tijd herinneren en stuur bij waar nodig. Wacht in elk geval niet tot de dag voor de verhuizing met het checken van de status op elke afdeling.
Aanspreekpunt
Op de dag van de verhuizing is het heel belangrijk dat het zowel voor jouw collega’s als voor het verhuisteam duidelijk is bij wie zij terecht kunnen met vragen. Hoe groter de verhuizing, hoe meer vragen er zijn en er op meer plekken werkzaamheden worden uitgevoerd. Als projectleider is het belangrijk om aanwezig te zijn, maar je kunt niet overal tegelijkertijd zijn. Om het voor jezelf en alle betrokkenen werkbaar te houden, kan het verstandig zijn om collega’s verantwoordelijk te maken voor een afdeling of specifiek onderdeel van de verhuizing. Zo kan iedereen op tijd te woord worden gestaan.
Afronden van de bedrijfsverhuizing
Wanneer de belangrijkste items op zijn plek staan, het netwerk weer is opgestart en de telefoon weer is aangesloten, is het erg verleidelijk om de dagelijkse gang van zaken weer op te pakken. De verhuizing is dan vrij snel weer uit het systeem, waardoor de laatste verhuisdozen en meterbakken die moeten worden uitgepakt al snel aan de aandacht ontglippen. Het verhuisbedrijf communiceert doorgaans vooraf hoe lang jullie de tijd hebben na de verhuizing om alles uit te pakken. We raden je dus aan om regelmatig een ronde door het bedrijf te doen en je collega’s aan te sporen ook de laatste, minder noodzakelijke spullen, uit te pakken.
Wanneer je deze tips toepast, zul je zien dat jouw bedrijfsverhuizing een stuk soepeler verloopt. Vergeet niet dat je altijd terecht kunt bij het verhuisbedrijf van jouw keuze voor aanvullende tips en adviezen. Schroom dus niet om contact met hen op te nemen als je vragen hebt of ergens tegenaan loopt. Heb je naar aanleiding van dit artikel een vraag? Neem dan contact met ons op. We staan klaar om je verder te helpen. Wil je meteen doorpakken en een offerte willen ontvangen, dan plannen we graag een afspraak met een van onze adviseurs voor je in.
Enkele opdrachtgevers die wij naar tevredenheid hebben mogen assisteren hun bedrijfsverhuizing:
Er kunnen geen reacties worden achtergelaten.